Wer personenbezogene Daten verarbeitet – etwa beim Fotografieren von Personen, bei der Bildverwaltung oder Veröffentlichung –, trifft damit bewusste Entscheidungen und trägt Verantwortung. Dabei gilt: Personenbezogene Daten dürfen nur verarbeitet werden, wenn eine rechtliche Grundlage nach Artikel 6 der DSGVO vorhanden ist. Das nennt man auch „Verbot mit Erlaubnisvorbehalt“ – erlaubt ist nur, was ausdrücklich erlaubt ist.
Mögliche Rechtsgrundlagen für Fotografie und Datenverarbeitung
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Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Wenn eine Person freiwillig und informiert zustimmt – z. B. zur Veröffentlichung eines Porträtfotos auf einer Website.
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Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Wenn Daten zur Vertragserfüllung nötig sind – z. B. bei einem Auftrag für ein Fotoshooting oder die Teilnahme an einem Workshop.
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Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Wenn ein nachvollziehbares Interesse besteht – z. B. bei der Dokumentation einer öffentlichen Veranstaltung oder der Nutzung von Bildern für die Öffentlichkeitsarbeit –, und die Interessen der abgebildeten Personen nicht überwiegen.
Verantwortung ernst nehmen
Die Auswahl der passenden Rechtsgrundlage muss bewusst und gut begründet erfolgen – und gehört zu den Pflichten der Verantwortlichen. Wer unsicher ist, sollte sich fragen: Wäre das für mich in dieser Situation okay? Wenn die Antwort nein lautet, ist wahrscheinlich auch die Datenverarbeitung nicht vertretbar.
Nicht alles lässt sich mit einem juristischen Haken klären – gesunder Menschenverstand, Transparenz und ein respektvoller Umgang mit den Daten anderer bleiben die beste Grundlage für datenschutzfreundliches Arbeiten mit Fotos.
Die folgenden drei Rechtsgrundlagen nach der DSGVO sind die häufigsten im fotografischen Berufsalltag und decken typische Auftragsarten und Einsatzbereiche ab.
Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Eine Datenverarbeitung ist dann am einfachsten zu begründen, wenn sie für die Erfüllung eines Vertrags oder zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig ist. Diese Rechtsgrundlage ist klar, aber eng begrenzt: Es dürfen nur die Daten verarbeitet werden, die wirklich erforderlich sind.
Vertragsbezogene Datenverarbeitung
Sobald ein Vertrag abgeschlossen wird – oder schon bei der Anbahnung eines Vertrags – dürfen personenbezogene Daten verarbeitet werden, sofern sie zur Durchführung notwendig sind.
Beispiele:
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Eine fotografierte Person bucht ein Fotoshooting. Die Datenverarbeitung (z. B. Kontaktdaten, Bildübermittlung, Abrechnung) erfolgt auf Vertragsbasis.
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Bei der Anmeldung zu einem Fotoworkshop oder einer Ausstellung kommt ein Vertrag zustande, die dafür nötigen Daten (z. B. Name, E-Mail, Zahlungsdaten) dürfen verarbeitet werden.
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Wird eine Bildlizenz verkauft, darf die Adresse der Kundschaft zur Rechnungserstellung genutzt werden.
Aber: Sobald zusätzliche Daten verarbeitet oder Bilder für andere Zwecke weiterverwendet werden sollen (z. B. für Werbung oder Referenzen), muss dieser Zweck vollständig dokumentiert sein, eine weitere Vertragsvereinbarung oder eine Vereinbarung mit anderer Rechtsgrundlage erforderlich – etwa eine Einwilligung oder das berechtigte Interesse.
Gesetzliche Pflichten
Gesetze verpflichten in bestimmten Fällen zur Aufbewahrung von Daten – etwa zur Dokumentation, Nachweispflicht oder Steuerprüfung.
Beispiele:
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Rechnungen für Fotoaufträge müssen laut Steuerrecht bis zu 10 Jahre gespeichert werden.
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Angebote oder Vertragsverhandlungen mit öffentlichen Stellen unterliegen möglicherweise zusätzlichen Vergabe- oder Nachweispflichten.
Auch hier gilt: Die Verarbeitung ist nur im gesetzlich geforderten Umfang erlaubt. Darüber hinausgehende Zwecke brauchen eine zusätzliche Rechtsgrundlage.
Hochzeiten, Bewerbungsfotos, Familienshootings, Passbilder …
→ Wenn Fotos & Daten zur Vertragserfüllung nötig sind
→ Widerspruch nicht so leicht, muss begründet und abgewogen werden.
Fazit
Verträge und gesetzliche Vorgaben bieten klare, aber begrenzte Möglichkeiten zur Datenverarbeitung. Sie gelten nur für das, was zur Vertragserfüllung oder gesetzlich vorgeschrieben ist – nicht für Werbung, Archivierung oder Veröffentlichung von Fotos. Dafür sind weitere Rechtsgrundlagen wie Einwilligung oder berechtigtes Interesse erforderlich.
Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
In bestimmten Fällen kann die Datenverarbeitung auf Grundlage „berechtigter Interessen“ nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Diese Rechtsgrundlage eignet sich, wenn die Verarbeitung notwendig ist, um eigene oder fremde Interessen zu verfolgen – etwa zur Dokumentation, Berichterstattung oder Außendarstellung.
Wichtig ist: Eine sogenannte Interessenabwägung muss zeigen, dass die eigenen Interessen schwerer wiegen als mögliche Nachteile für die betroffene Person. Das Ergebnis sollte dokumentiert werden.
Voraussetzungen für die zulässige Verarbeitung
1. Berechtigtes Interesse
Es braucht ein konkretes, legitimes Interesse – zum Beispiel:
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eine Veranstaltung soll dokumentiert werden,
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Bilder dienen der Öffentlichkeitsarbeit oder Werbung (Website, Social Media, Broschüren),
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Fördergeber oder Partner möchten nachvollziehen, was mit ihrer Unterstützung passiert ist,
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Fotografien zeigen gesellschaftliches oder kulturelles Geschehen, über das berichtet werden soll.
Unzulässig ist ein bloß „vorrätiges“ Sammeln von Daten oder Bildern, ohne klaren Zweck.
2. Erforderlichkeit der Verarbeitung
Die Datenverarbeitung muss nötig sein, um das Interesse zu erreichen. Gibt es datensparsamere Wege, sind diese zu wählen.
Beispiele:
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Für eine Anwesenheitsliste genügt meist Name und Unterschrift – Geburtsdatum ist nicht erforderlich.
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Um den Charakter der Veranstaltung zu zeigen, reichen Übersichtsfotos, keine Porträts.
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Fotos sollten gezielt ausgewählt, gespeichert und mit Zugangsbeschränkungen geschützt werden.
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Wer nicht für die Daten zuständig ist, sollte keinen Zugriff haben.
3. Abwägung der Interessen
Die Interessen der betroffenen Person dürfen nicht überwiegen. Je transparenter, erwartbarer und risikoärmer die Verarbeitung, desto eher ist sie zulässig.
Beispiele:
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Aufnahmen bei öffentlichen Veranstaltungen oder im öffentlichen Raum sind oft erwartbar.
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Bei sensiblen Daten (z. B. Religion, Gesundheit, Herkunft) oder Fotos von Kindern ist besondere Vorsicht geboten – hier ist in der Regel keine Verarbeitung im berechtigten Interesse möglich, sondern eine Einwilligung nötig.
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Besonders schützenswerte Daten erfordern in den meisten Fällen zusätzliche Schutzmaßnahmen und rechtliche Prüfung.
Fazit:
Das berechtigte Interesse ist eine flexible Rechtsgrundlage – geeignet etwa für journalistische Zwecke, künstlerische Fotografie oder die Dokumentation von Ereignissen. Sie erfordert jedoch eine sorgfältige Abwägung und ein sparsamer Umgang mit Daten.
→ Widerspruch muss begründet und abgewogen werden, nicht so leicht
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Personenbezogene Daten – dazu gehören auch Fotos, auf denen Menschen erkennbar sind – werden oft auf Grundlage einer Einwilligung verarbeitet. Damit diese rechtlich wirksam ist, müssen bestimmte Bedingungen erfüllt sein.
Voraussetzungen für eine gültige Einwilligung
Eine Einwilligung ist nur dann datenschutzkonform, wenn sie:
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informiert erfolgt: Die betroffene Person weiß, welche Daten für welchen Zweck verarbeitet werden, wer dafür verantwortlich ist und welche Rechte sie hat (inklusive Widerrufsmöglichkeit).
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zweckgebunden ist: Die Einwilligung muss sich auf einen klar definierten Zweck beziehen, z. B. Veröffentlichung auf Social Media, nicht pauschal „für alle Zwecke“.
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aktiv erteilt wurde: Zum Beispiel durch Ankreuzen eines Feldes, nicht durch bloßes Schweigen.
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freiwillig erfolgt: Es darf keine Nachteile geben, wenn die Einwilligung verweigert oder widerrufen wird. Erforderliche und optionale Angaben müssen klar getrennt sein.
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nachweisbar ist: Wer sich auf eine Einwilligung beruft, muss sie belegen können.
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widerrufbar bleibt: Der Widerruf muss jederzeit möglich und einfach umsetzbar sein.
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persönlich ist: Nur die betroffene Person kann einwilligen – bei Kindern die Sorgeberechtigten.
Vorteile der Einwilligung
Wenn alle Bedingungen erfüllt sind, bietet die Einwilligung ein hohes Maß an Klarheit und Rechtssicherheit. Die betroffene Person weiß genau, was mit ihren Daten (z. B. Fotos) passiert – und stimmt dem bewusst zu.
Beispiel:
Bei der Nutzung eines Newsletter-Tools kann eine datenschutzkonforme Einwilligung leicht umgesetzt werden: Nur die E-Mail-Adresse wird abgefragt, die Hinweise sind klar, das Häkchen muss aktiv gesetzt werden und jede E-Mail enthält die Möglichkeit, sich unkompliziert abzumelden. Die Einwilligung ist dokumentiert und jederzeit widerrufbar.
Grenzen der Einwilligung
In der Praxis ist die Einholung und Verwaltung von Einwilligungen nicht immer einfach: Sie müssen klar, spezifisch und nachvollziehbar sein – und ein Widerruf muss technisch und organisatorisch sofort umsetzbar sein. Das kann bei langfristigen oder komplexen Verarbeitungsprozessen (z. B. Archivierung oder mehrfache Nachnutzung von Bildern) schwierig werden.
Beispiel:
Wer Bildmaterial längerfristig nutzen oder in verschiedenen Kontexten veröffentlichen möchte, muss jede Verwendung genau benennen und bei Widerruf ggf. Inhalte wieder löschen – auch wenn diese schon verbreitet wurden. Das ist mit organisatorischem Aufwand verbunden und macht die Einwilligung in solchen Fällen oft unpraktisch.
Kita-, Schul- oder Mitarbeiterfotos, Social Media, Porträts
→ Wenn Personen aktiv, oft freiwillig ohne Gegenleistung zustimmen müssen
→ Wenn „Vertrag“ und „Berechtigtes Interesse“
→ Bei Kinder und Arbeitsverhältnis standard
→ Widerruf ist schnell und einfach
Fazit:
Eine Einwilligung ist sinnvoll, wenn sie eindeutig, nachweisbar und technisch gut umsetzbar ist – z. B. bei klar abgegrenzten Verwendungen wie Newslettern, Porträtfotografie auf Bestellung oder Veröffentlichungen mit eindeutigem Kontext. In anderen Fällen kann das berechtigte Interesse die passendere Rechtsgrundlage sein.
Wird gegenüber betroffenen Personen eine falsche Rechtsgrundlage genannt, gilt die Verarbeitung als rechtswidrig – mit möglichen Folgen wie Löschungspflicht, Bußgeldern, Abmahnungen und Vertrauensverlust bei Kunden und potentiellen Kunden.
Schnell zeigt sich, dass in einem Fotobetrieb personenbezogene Daten auf unterschiedlichen Rechtsgrundlagen verarbeitet werden – ein wichtiger Punkt, den Fotografen verstehen und festhalten sollten, um im nächsten Schritt den Umgang mit diesen Daten systematisch zu erfassen und zu dokumentieren.
