Mitarbeiterfotos Einwilligung

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Wie nutze ich Fotos von Mitarbeitern für Maketingzwecke trotz DSGVO?
Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) verbietet es nicht, Marketing mit den echten Fotos von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu machen. Vielmehr zielen die Regeln darauf ab, dass Personen auch im Arbeitsumfeld frei darüber entscheiden dürfen, ob sie in die Nutzung einwilligen oder nicht. Wenn Sie also Ihre Angestellten auf Ihrer Homepage oder auf Printmaterial zeigen wollen, ist dies prinzipiell möglich – so lange Ihre Angestellten ausdrücklich zustimmen. Was Sie im Einzelnen beachten müssen, erfahren sie in den folgenden Abschnitten. Außerdem haben wir bereits eine Vorlage für Sie erstellt, damit Sie die Einwilligungserklärung schnell umsetzen können.

Mitarbeiterfotos Einwilligung: Die Rechtsgrundlage

Vor Inkrafttreten der DSGVO wurde die Nutzung von Fotos von Angestellten bereits im Kunsturhebergesetz geregelt. Auch hier galt bereits: Die Nutzung durfte nur erfolgen, wenn eine Einwilligungserklärung vorlag. Prinzipiell wurden mit der Datenschutzgrundverordnung also keine komplett neuen Fakten geschaffen. Allerdings ist die Datenschutzgrundverordnung wesentlich spezifischer in ihren Anforderungen. Falls Sie also vor 2018 bereits Einwilligungserklärungen Ihrer Angestellten eingeholt haben, ist es sinnvoll, diese nun zu aktualisieren. So können Sie sicher sein, alle Anforderungen zu erfüllen.

Mitarbeiterfotos Einwilligung

Unsere Vorlage Mitarbeiterfotos Einwilligung ist anwaltlich geprüft, DSGVO-konform kann hier runtergeladen werden

Mitarbeiterfotos Einwilligung Vorlage Einwillgungserklärung

Mitarbeiterfoto Einwilligung: Datenschutz

Machen Sie aus der Not eine Tugend. Verschreiben Sie sich dem Schutz persönlicher Daten – und zwar intern im Unternehmen, als auch nach außen. Datenschutz gehört heutzutage zum guten Ton. Statt über die neuen Vorschriften zu klagen, zeigen Sie Ihren Angestellten, dass Sie deren Privatsphäre genauso ernst nehmen wie andere Aspekte des Arbeitsrechts und Arbeitsschutzes. Auch Kundinnen und Kunden oder Partnerunternehmen werden sich positiv daran erinnern, dass in Ihrem Unternehmen die Datenschutzanforderungen ernst genommen werden.

Mitarbeiterfotos Einwilligung: Freiwilligkeit

Das Zauberwort bei der Freiwilligkeit heißt Kopplungsverbot. Im Klartext bedeutet das: Sie dürfen die Einwilligung in die Nutzung der Fotos nicht an irgendeinen anderen Passus binden – weder als „Strafe“ bei Verweigerung noch als „Bonus“ bei einer Einwilligung. Weder Arbeitsverträge noch Beförderungen oder Teilnahmen an bestimmten Fortbildungen oder Events dürfen an die Einwilligung zur Nutzung der Fotos zu Marketingzwecken gekoppelt werden. Nur dann ist die Entscheidung freiwillig und somit rechtlich wirksam.

Mitarbeiterfoto Einwillugung: Zweckgebundenheit
Wenn Sie die Einwilligung für Fotos für Ihre Homepage einholen, dürfen Sie diese nicht für eine Printbroschüre nutzen. Ein Intraneteintrag im Firmennetz ist anders zu werten als eine öffentliche Zurschaustellung auf einem Plakat an der U-Bahn. Konkretisieren Sie, wofür Sie das Bild nutzen wollen. Allgemeine Formulierungen machen die Einwilligung ungültig. Seien Sie deshalb spezifisch. Wenn Sie die Einwilligung bisher bereits für bestimmte Aspekte hatten, erbitten Sie sie sich für andere Aspekte nochmals neu. Übrigens gibt es keine Position im Unternehmen, für die eine Vorstellung mit Foto aus rechtlicher Sicht erforderlich wäre. Selbst, wenn Sie den Namen und die Position öffentlich benennen, muss der Nutzung eines Fotos explizit zugestimmt werden. Dies gilt auch für Stellen im Kundendienst.

Mitarbeiterfoto Einwilligung: Nachweisbarkeit

Wie bei so vielen anderen Kleinigkeiten gilt auch hier: Schriftliches ist leichter nachzuverfolgen. Lassen Sie sich die Einwilligung schriftlich geben.

Sensibler Umgang mit Fotos

Wenn Ihre Angestellten Ihnen Fotos zur zweckgebundenen Nutzung überlassen, sollten Sie diese sensibel behandeln. Nur diejenigen Personen, die die Fotos direkt nutzen, sollten Zugriff darauf haben. Fotos gehören nicht in den allgemein zugänglichen Firmenordner. Auch das ist Teil Ihrer Datenschutzverantwortung.

Widerruf einer Mitarbeiterfoto-Einwilligung

Prinzipiell können alle Menschen ihre Einwilligungen zur Fotonutzung jederzeit ohne Angabe von Gründen formlos widerrufen. Das gilt auch für Fotos zu Marketingzwecken. Im Einzelfall kann es dazu Ausnahmen geben, wenn durch die Einwilligung ein Vertrauenstatbestand entstand. Das bedeutet, dass Sie aufgrund der Einwilligung Zeit und Geld investiert haben und durch den Widerruf die investierte Arbeit verloren ist. In diesem Fall könnten Sie rechtlich gegen den Widerruf vorgehen. Ob das allerdings finanziell der günstigere Weg ist, bleibt offen. Aus Vertrauenssicht ist es vermutlich sinnvoller, den Widerruf hinzunehmen. Bei wiederholten Widerrufen kann das allerdings anders aussehen.

Mitarbeiterfotos – Einwilligung bei Gruppenfotos

Achten Sie bei Gruppenfotos (zum Beispiel von Betreibsfeiern oder Firmen-Events) darauf, dass alle erkennbaren Personen ihre Einwilligung geben müssen. Auch beim offiziellen Belegschaftsfoto muss die Einwilligung jeder abgelichteten Person eingeholt werden. Allein die Anwesenheit beim Fototermin ist keine Einwilligung. Falls Menschen abgelichtet sind, die nicht zum Unternehmen gehören, müssen auch diese ihre Einwilligung geben. Bei Minderjährigen müssen Sie außerdem darauf achten, die Einwilligung der Erziehungsberechtigten einzuholen.

Mitarbeiterfotos Einwilligung: Kündigung

Entgegen mancher Behauptungen ist eine Kündigung nicht automatisch ein Widerruf zur Einwilligung der Fotonutzung. Dennoch sollten Sie gewisse Fotos der Person zum Ende der Tätigkeit im Unternehmen löschen. Die Person sollte nicht mehr im Rahmen ihrer Funktion vorgestellt werden. Löschen Sie diese Daten inklusive Foto. Anders sieht es bei Fotos von Events oder Feiern aus. So lange die Fotos nicht suggerieren, dass die Person noch bei Ihnen beschäftigt sei, können Sie die Fotos weiterhin nutzen. Sollen die Fotos nicht mehr genutzt werden, muss erst ein Widerruf erfolgen.

Mitarbeiterfotos Einwilligung: Finanzielle Aspekte

Um zu vermeiden, auf vielen gedruckten Broschüren sitzen zu bleiben, die Sie nicht mehr verwenden dürfen, drucken Sie besser kleinere Auflagen Ihrer Werbematerialien und aktualisieren Sie diese im Fall der Fälle.

Planen Sie außerdem ein Budget ein, um die Nutzungsrechte an Fotos zu erwerben:

Mitarbeiterfotos Einwilligung: Urheberrecht

Wenn Angestellte Fotos ihres Bewerbungsschreibens vorschlagen, um die offizielle Firmenhomepage zu verschönern, sollten Sie hellhörig werden. Denn Bewerbungsfotos werden meist zweckgebunden geschossen. Das bedeutet: Die abgelichtete Person erhält die Nutzungsrechte der Fotos, um sie bei Bewerbungen einzusetzen. Die Nutzung zu Marketingzwecken dagegen wurde vom Urheber – dem Fotostudio – nicht erlaubt. Wenn Sie diese Fotos nutzen wollen, müssen Sie also vom Fotostudio erst die entsprechenden Nutzungsrechte erwerben. Dieser Punkt ist oft kritisch, weil den meisten Menschen die Unterscheidung der Nutzung gar nicht bewusst ist. Fragen Sie deshalb auf jeden Fall akiv nach und lassen Sie sich die Nutzungsfreigabe lieber schriftlich geben.

Strafen bei Missachtung von Urheberrecht und Datenschutzrechten

Halten Sie sich an die Regeln des Urheberrechtes und des Datenschutzes. Anderenfalls drohen Geldbußen und Schadensersatzansprüche. Sollten Sie unerlaubt Fotos verwendet haben, die Ihre Angestellten in einem geschützten Raum zeigen, kann sogar eine Freiheitsstrafe von bis zu einem Jahr drohen. Darüber hinaus dürfen Sie aber auch den Imageverlust nicht unterschätzen. Datenpannen sehen viele Menschen heutzutage als kritisches Versäumnis an. Ein leichtfertiger Umgang kann deshalb schnell großen Schaden auch jenseits von direkten Strafen nach sich ziehen.

Mitarbeiterfotos Einwilligung

Unsere Vorlage Mitarbeiterfotos Einwilligung ist anwaltlich geprüft, DSGVO-konform kann hier runtergeladen werden

Mitarbeiterfotos Einwilligung: Checkliste

Sie können diese Checkliste nutzen, um sicher zu stellen, dass Sie bei der Nutzung der Mitarbeiterfotos an alles gedacht haben. In der Checkliste verweisen wir auch auf unsere Vorlage. Die Vorlage dient Ihnen als Muster, aus dem Sie innerhalb weniger Minuten eine passgenaue Einwilligungserklärung für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellen können.

  • Entwerfen Sie einen Marketingplan, in dem alle Aspekte aufgelistet sind, für die Sie die Fotos Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen wollen.
  • Planen Sie Ihr Marketingbudget entsprechend. Berücksichtigen Sie dabei Kosten für Nutzungsrechte sowie bei Printprodukten kleinere und häufigere (aktualisierte) Auflagen.
  • Klären Sie intern, wer die entsprechenden Fotos nutzen darf. Hat die gesamte Marketingabteilung Zugriff darauf, oder nur bestimmte Personen? Aktualisieren Sie gegebenenfalls ihr Datenverarbeitungsverzeichnis.
  • Passen Sie unser Muster an Ihre konkrete Situation an.
  • Aktualisieren Sie, falls nötig, Ihre internen Datenschutzrichtlinien. Verweisen Sie dabei ausdrücklich auf die DSGVO.
  • Fragen Sie die einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, ob diese der Nutzung zustimmen.
  • Klären Sie für jeden und jede Angestellte, wer Urheberin oder Urheber der Fotos ist und entsprechende Rechte besitzt. Machen Sie auf zweckgebundene Nutzungsrechte aufmerksam. Nutzen Sie das Beispiel der Bewerbungsfotos, um für unterschiedliche Nutzungen zu sensibilisieren.
  • Organisieren Sie Nutzungsrechte für Marketingzwecke, falls diese bisher nicht bei Ihnen oder der abgebildeten Person liegen.
  • Arbeiten Sie die Fotos in Ihre Webseite oder Ihre Printwerbung ein.
  • Aktualisieren Sie die Materialien, falls eine Einwilligung widerrufen wird.

Warum überhaupt echte Mitarbeiterfotos?

Bei all diesen Fragen rund um den Datenschutz und das Urheberrecht könnte man nun auf den Gedanken kommen, doch lieber Fotos einer gewerblichen Fotoplattform zu nutzen. Einmal erworben, dürfen Sie diese Fotos nutzen und müssen keinen Widerruf befürchten. Doch die Nachteile dieser Vorgehensweise liegen klar auf der Hand: Wer Fotos von Menschen zeigt, die eigentlich gar nicht zum Unternehmen gehören (oder gehörten), gerät schnell in den Verdacht, es auch bei anderen Aspekten der Firmenvorstellung nicht so genau zu nehmen. Und außerdem sollten Sie Ihre Angestellten gerne zeigen: Immerhin sind diese (so zumindest die Aussage vieler Firmen) ihr wichtigster Erfolgsfaktor.

Mitarbeiterfotos Einwilligung: Unser Muster ist Ihre Lösung

Nutzen Sie die Vorteile echter Fotos. Dank unseres Musters können Sie die erforderlichen Schritte effizient abhaken. Und dann können Sie sich wieder an die Planung des nächsten Firmenevents machen, auf dem Sie die nächsten vorteilhaften Fotos schießen lassen können.

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