Einwilligung Mitarbeiterfotos DSGVO Muster

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Mitarbeiterfotos trotz DSGVO rechtssicher nutzen – diese Vorlage macht es möglich
„Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind die wertvollste Ressource in unserem unternehmen!“

Wenn das auch für Ihr Unternehmen gilt, ist es nur logisch, dass Sie Ihr Personal auch öffentlich zeigen wollen. So können Sie Vertrauen schaffen und bereits eine Bindung zu potentiellen Kundinnen und Kunden aufbauen, bevor diese je mit Ihnen Kontakt aufgenommen haben.

Wir alle sprechen lieber mit Menschen, von denen wir ein Bild im Kopf haben – und zwar am besten wortwörtlich! Genau hier kommen die Fotos ihrer Angestellten ins Spiel. Machen Sie nicht den Fehler, auf Fotos von Bildagenturen zurückzugreifen. Zwar sind diese Fotos datenschutzrechtlich in Ordnung, aber eventuelle Geschäftspartner könnten Ihnen die Nutzung solcher „Stockfotos“ eventuell als Verschleierung von Tatsachen auslegen. Da liegt der Schluss nahe, dass Sie es auch bei anderen Daten zum Unternehmen nicht so genau sehen. Wer weiß schon, ob die tollen Grafiken zum Corporate Social Responsibilty Projekt tatsächlich von Ihnen sind!?

Greifen Sie lieber auf authentische Fotos ihrer Angestellten zurück. Dies ist auch in Zeiten der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) problemlos möglich. Wie genau Sie vorgehen sollten und wie Ihnen unser Muster zur Einwilligungserklärung helfen kann, zeigen wir Ihnen in diesem Beitrag.

Mitarbeiter Foto Einwilligung DSGVO Muster

Unsere Vorlage Mitarbeiterfotos Einwilligung ist anwaltlich geprüft, DSGVO-konform kann hier runtergeladen werden

Einwilligung Mitarbeiterfotos DSGVO Muster

Die Rechtsgrundlage zur Nutzung von Mitarbeiterfotos

Rechtlich ist neben dem Datenschutz auch das Urheberrecht zu beachten. Berücksichtigen Sie unbedingt beide Themenkomplexe, um Abmahnungen und Schadensersatzforderungen zu vermeiden!

Das Urheberrecht des Fotografen oder der Fotografin

Wenn Personen ein Fotostudio beauftragen und am Ende die Fotos bezahlen, liegen die Urheberrechte für die Fotos je nach Vertrag immer noch beim Fotostudio. Es werden lediglich die Nutzungsrechte für bestimmte Formen der Nutzung an die fotografierten Personen abgetreten. Konkret heißt das, dass zum Beispiel „Bewerbungsfotos“ nur für Bewerbungen, nicht aber für Marketingzwecke, genutzt werden dürfen.

Problematisch ist, dass viele Personen überhaupt nicht wissen, welche Nutzungszwecke vertraglich zugesichert sind. Gehen Sie deshalb nicht automatisch davon aus, dass jedes Foto, das Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Ihnen zur Verfügung stellen, auch tatsächlich von Ihnen genutzt werden kann. Fragen Sie stattdessen aktiv nach und lassen Sie sich im Zweifelsfall schriftlich bestätigen, dass die Fotos auch für Werbezwecke genutzt werden dürfen.

Datenschutz: Einwilligung Mitarbeiterfotos

In der Verganenheit wurde als rechtliche Grundlage meist das Kunsturhebergesetz genutzt. Auch hier galt bereits, dass grundsätzlich eine Zustimmung der abgelichteten Person eingeholt werden musste, wenn das Bilddokument verbreitet oder gezeigt werden sollte.

Durch die DSGVO ist allerdings spezifiziert worden, welche Aspekte eine solche Zustimmung berücksichtigen muss, um tatsächlich rechtssicher zu sein. Grundlage ist hierbei die Auffassung, dass es keine rechtliche Bestimmung gibt, durch die eine Nutzung zu Marketingzwecken nötig wäre. Ein Unternehmen kann also nicht behaupten, dass es für eine bestimmte Position notwendig ist, Fotos auf der Internetseite zu veröffentlichen. Anders sieht die Fotonutzung übrigens bei Betriebsausweisen aus: Hier ist der Zweck der effektiven Zugangsbeschränkung meist Grund genug, Fotos von allen Personen zu fordern. Die hierzu gesammelten Fotos dürfen allerdings nicht einfach auch für Marketingzwecke eingesetzt werden. Denn für die Nutzung zur Werbung gelten für Fotos folgende Bestimmungen:

Zweckgebundenheit

Die Fotos, die Menschen ihrem Betrieb überlassen, dürfen nur für den Zweck eingesetzt werden, für den sie ursprünglich angefordert wurden. Neben dem Urheberrecht des Fotografen oder der Fotografin muss also auch darauf geachtet werden, Bewerbungs- oder Dienstausweisfotos nicht einfach für Marketingzwecke umzuwidmen. Im Gegenteil bedarf es dazu einer eindeutigen Einwilligung.

Freiwilligkeit

„Wenn ich für das Unternehmen arbeite, ist eine freie Wahl doch gar nicht möglich“, argumentieren manche Menschen. Die deutsche Rechtssprechung sieht das anders. Als Arbeitnehmerin oder Arbeitnehmer habe ich trotz Arbeitsvertrag die freie Entscheidung, ob ich Fotos von mir zu Marketingzwecken herausgebe, oder nicht. „Tja, aber dann werde ich bestimmt bei der nächsten Beförderungsrunde nicht mit berücksichtigt“, folgt dann meist noch als Argument. Doch auch hier schiebt die DSGOVO eindeutig einen Riegel vor. Das Kopplungsverbot beschreibt explizit, dass einer Person keinerlei Nachteile entstehen dürfen, wenn sie einer Fotonutzung widerspricht beziehungsweise eine Zustimmung gar nicht erst erteilt.

Nachweisbarkeit

Der Inhalt eines mündlichen Flurgespräches ist schnell vergessen. Gehen Sie auf Nummer „Sicher“ und lassen Sie sich die Einwilligung zur Nutzung der Mitarbeiterfotos jeweils schriftlich geben. Nur so können Sie sicher gehen, dass im Ernstfall nicht Aussage gegen Aussage steht.

Möglichkeit des Widerrufs

Die Datenschutzgrundverordnung sieht vor, dass man eine erteilte Zustimmung zur Datennutzung jederzeit widerrufen kann. Aussagen wie „ich erlaube hiermit der Firma XYZ eine lebenslange Nutzung meiner Fotos“ sind also unwirksam.

Einwilligung Mitarbeiterfotos: Worauf Sie als Unternehmen achten müssen

Mitarbeiterfotos Einwilligung: Checkliste

Sie können diese Checkliste nutzen, um sicher zu stellen, dass Sie bei der Nutzung der Mitarbeiterfotos an alles gedacht haben. In der Checkliste verweisen wir auch auf unsere Vorlage. Die Vorlage dient Ihnen als Muster, aus dem Sie innerhalb weniger Minuten eine passgenaue Einwilligungserklärung für Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erstellen können.

  • Informationspflicht:Grundaussage der DSGVO ist, dass Menschen ein Recht darauf haben, genau zu wissen, was mit ihren Daten passiert, wenn sie diese irgendwo angeben. Das gilt auch für Ihre Marketingzwecke: Informieren Sie präzise darüber, wofür die Fotos genutzt werden und welche sonstigen Daten noch genutzt werden. Informieren Sie über Widerrufsmöglichkeiten und darüber, dass die Zustimmung absolut freiwillig erfolgt und es keinerlei Nachteile gibt, falls eine Person nicht in die Nutzung einwilligt.
  • Zweckgebundenheit: Formulieren Sie genau, wo das Foto zum Einsatz kommen soll. Es macht zum Beispiel einen Unterschied, ob es nur im Intranet gezeigt werden soll, oder auf einer öffentlich zugänglichen Homepage. Übrigens gelten selbst bei Angestellten im Kundendienst Fotos nicht als unbedingt nötig. Auch Personen mit starker Außenwirkung für das Unternehmen müssen der Nutzung von Fotos explizit zustimmen.
  • Umgang mit Fotos im Unternehmen: Nur, weil die Person Ihnen die Nutzung erlaubt hat, heißt das nicht, dass alle Personen im Unternehmen Zugriff auf die Daten haben sollten. Im Gegenteil sollten Sie sowohl in der Einwilligungserklärung als auch in Ihrem Datenverarbeitungsverzeichnis eindeutig klären, wer Zugriff auf die Fotos hat. Und selbstverständlich gilt: Auch, wenn die Dateien bereits vorliegen, holen Sie erst die Zustimmung ein. Erst danach werden sie genutzt.
  • Urheberrecht und Nutzungsrechte: Lassen Sie sich schriftlich geben, bei wem das Urheberrecht für die Fotos liegt und für welche Nutzungsarten Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin die Nutzungsrechte erworben hat.
  • Finanzielle Aspekte: Selbst, wenn Sie alle Pflichten erfüllen und deshalb keinerlei Schadensersatzklagen zu befürchten sind, hat die Nutzung von Fotos von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern eine finanzielle Komponente: Einerseits müssen Sie vielleicht Nutzungsrechte an den Fotos erwerben, falls diese bei einem Fotostudio liegen. Und andererseits können Printartikel schnell unbrauchbar werden, wenn die Fotos veraltet sind. Lassen Sie deshalb Broschüren besser häufiger in kleinen Auflagen drucken, um nicht auf einem Stapel alter und nutzloser Broschüren sitzenzubleiben.
  • Widerruf: Weisen Sie darauf hin, dass die Einwilligungserklärung formlos zurückgezogen werden kann. Falls Sie aufgrund einer Einwilligungserklärung bereits Zeit und Geld in die Gestaltung von Werbematerial gesteckt haben, kann ein Widerruf unter Umständen ungültig sein, weil durch die Zustimmung ein Vertrauenstatbestand entstand. Ob dies im Einzelfall zutrifft, müsste allerdings in letzter Instanz ein Gericht klären. Ob die Mehrkosten sich lohnen, bleibt zweifelhaft.
  • Alte Erklärungen: Achten Sie darauf, alte Erklärungen nochmals zu erneuern. Erklärungen, die vor Einführung der Datenschutzgrundverordnung abgegeben wurden, sind eventuell ungültig.
  • Gruppenfotos: Auch für Gruppenfotos gilt: Es ist eine aktive Erlaubnis erforderlich. Sich zu einem Gruppenfoto aufzustellen ist noch keine aktive Einwilligung. Diese muss von jeder Person vorliegen, die auf dem Foto erkennbar ist. Das gilt auch für Angehörige von Beschäftigten. Bei Minderjährigen müssen die Erziehungsberechtigten der Veröffentlichung zustimmen.
  • Kündigung: Eine Kündigung ist nicht automatisch ein Widerruf der Einwilligungserklärung. Sie sollten allerdings bestimmte Fotos sofort löschen und ersetzen: Wenn Sie die Person in ihrer bisherigen Funktion mit Foto vorstellen, sollte das Foto, wie auch der Rest der Vorstellung, mit dem Ausscheiden aus dem Unternehmen gelöscht werden. Fotos von Betriebsfeiern oder Team-Veranstaltungen müssen Sie mit der Kündigung nicht sofort löschen. Dies wird nur bei einem ausdrücklichen Widerruf der Fotonutzung nötig.
  • Datenschutz als Unternehmensethik: Argumentieren Sie nicht mit der Pflicht zur Einhaltung des Datenschutzes. Nehmen Sie diesen im Gegenteil von sich aus ernst. Zeigen Sie ihren (potentiellen) Angestellten, dass Sie die Privatsphäre ernst nehmen. Schreiben Sie den Schutz persönlicher Daten sowohl intern als auch extern groß. So kann eine Vorschrift sogar zum Imageboost für Ihr Unternehmen werden.

Halten Sie sich an diese Grundregeln. Denn bei Missachtung drohen Geldbußen und Schadensersatzansprüche. Sogar Freiheitsstrafen können verhängt werden, wenn das Gericht urteilt, dass die Fotos die betreffende Person in einem geschützten Raum, zum Beispiel im geschlossenen Büro, zeigen.

Muster: „Einwilligung Mitarbeiterfotos“

Als Unternehmen haben Sie andere Dinge im Kopf, als sich um die Ausarbeitung einer Einwilligungserklärung für Ihre Angestellten zu kümmern. Mit unserer Mustervorlage sind Sie auf der sicheren Seite. Das Muster lässt sich schnell an Ihre Bedürfnisse anpassen und kann immer wieder verwendet werden. Nach dem Download steht die Vorlage sofort zur Nutzung bereit. Sie enthält alle wichtigen Details. So ist die Einwilligungserklärung schnell erledigt und Sie können sich wieder den wirklich wichtigen Themen im Unternehmen zuwenden.

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Unsere Vorlage Mitarbeiterfotos Einwilligung ist anwaltlich geprüft, DSGVO-konform kann hier runtergeladen werden

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