Mitarbeiterfotos DSGVO Vertragsvorlage

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Im Zeitalter der Informationsgesellschaft ist es immer wichtiger für Unternehmen geworden, transparent zu sein. Dazu gehört auch, nicht nur Daten und Fakten zum Unternehmen zu präsentieren, sondern auch Mitarbeiterfotos. Sowohl auf Flyern als auch auf der eigenen Homepage lockern Mitarbeiterfotos langweile Textwüsten auf. Sie verbessern den Lesefluss und können sich bei entsprechender Qualität positiv auf die Reputation des Unternehmens auswirken.

Echte Mitarbeiterfotos statt Stockfotos

Stockfotos sind Fotos, die von Bildagenturen vertrieben werden und somit nicht das eigene Personal zeigen. Bei manchen Anbietern müssen Sie für die Nutzung zahlen, bei anderen nicht. In jedem Fall haben solche Fotos gleich mehrere Nachteile im Vergleich zu Fotos von echten Beschäftigten.

Echte Mitarbeiterfotos können ein echtes Aushängeschild für die Firma sein. Wer bereit ist, seine Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu zeigen, verdeutlicht das große Vertrauen, das in sie gesetzt wird.

Außerdem zeugen Mitarbeiterfotos von Authentizität. Wer mit echten Mitarbeiterfotos auftrumpfen kann, der gibt hoffentlich auch sonst echte Daten weiter.

Gerade, wenn Menschen Kontakt von sich aus aufnehmen, hilft es ihnen, nicht mit einer anonymen Nummer verbunden zu sein. Fotos erzeugen im Datendschungel Menschlichkeit und Nähe.

Mitarbeiterfotos eignen sich außerdem, die eigene Unternehmeskultur in den Vordergrund zu rücken. Hierzu eignen sich neben einem offiziellen Gruppenfoto auch Schnappschüsse von Unternehmensfeiern oder Fortbildungen.

Bei authentischen Fotos gibt die Kundschaft oft einen Vertrauensvorschuss, den Sie nutzen können.

Falls eine Firma Wert auf die Diversität der Belegschaft legt, können Mitarbeiterfotos auch hier zu einem runden Gesamtbild beitragen. Allerdings gilt: Mitarbeiterfotos, die Rückschlüsse auf Geschlecht, Alter, Religöse Zugehörigkeit oder ethnische Abstammung zulassen, sind besonders sensibel. Um so wichtiger ist es, dass die rechtlichen Voraussetzungen des Datenschutzes für die Nutzung der Fotos gegeben sind. Wie unsicher Unternehmen in dieser Hinsicht sind, zeigen schon die vielen Suchanfragen für das Stichwort „Einwilligungserklärung Fotos Mitarbeiter“.

Rechtliche Schwierigkeiten und Probleme bei der Nutzung von Mitarbeiterfotos

Bei der Nutzung von Mitarbeiterfotos steht grundsätzlich das Recht der angemessenen Präsentation eines Unternehmens gegen das Persönlichkeitsrecht des Arbeitnehmers. Bei Fotos, die nicht selber geschossen wurden, stellt sich zusätzlich die Frage nach dem Urheberrecht des Fotografen oder der Fotografin.

Rechte von Fotografen und Fotografinnen

Wer ein Fotostudio mit der Erstellung von zweckgebundenen Mitarbeiterfotos beauftragt, darf diese Fotos auch nur für diesen einen Zweck nutzen. Bewerbungsfotos dürfen also zum Beispiel nicht auch für Marketing-Zwecke genutzt werden. Es empfiehlt sich, die abgelichteten Personen explizit zu fragen, ob die Bildrechte auch für Werbezwecke des Unternehmens bei den entsprechenden Personen liegen. Viele Menschen sind sich nämlich nicht darüber bewusst, dass sie unter Umständen nicht alle Nutzungsrecht für ihre professionell geschossenen Fotos besitzen. Eine Missachtung des Urheberrechtes des Fotografen oder der Fotografin kann zu Schadensersatzansprüchen führen.

Einwilligungserklärung Fotos Mitarbeiter: Mitarbeiterfotos und Datenschutz

Bei der Nutzung von Mitarbeiterfotos für Marketingzwecke müssen die Bestimmungen des Kunsturhebergesetzes (KUG), der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes eingehalten werden.

Bevor die Neuerungen der DSGVO 2018 in Kraft traten, war das KUG ausschlaggebend für die Nutzung von entsprechenden Fotos. Hiernach galt bereits, dass es grundsätzlich einer Zustimmung bedurfte, um Bildnisse einer Person zu verbreiten oder zur Schau zu stellen.

Die Auffassung, dass eine Freiwilligkeit auch innerhalb eines Arbeitsverhältnisses tatsächlich gegeben ist, wurde bereits auf Grundlage des Bundesdatenschutzgesetzes gefällt. Allerdings legt die Neufassung des Bundesdatenschutzgesetzes ausdrücklich fest, dass die Datenschutz-Grundverordnung Vorrang vor den Bestimmungen des Bundesdatenschutzgesetzes hat.

Die DSGVO ihrerseits setzt der Nutzung von Fotos von Angestellten enge Grenzen. Folgende Aspekte müssen berücksichtigt werden, damit eine Nutzung zulässig ist:

Einwilligung als einzige Rechtsgrundlage

Die Nutzung von Fotos von Angestellten zu Marketingzwecken wird nicht durch eine konkrete Bestimmung der Datenschutz-Grundverordnung gewährleistet. Im Umkehrschluss heißt das, dass sie nur auf freiwilliger Basis erfolgen darf. Es bedarf einer ausdrücklichen nachweisbaren Einwilligung.

Freiwilligkeit & Kopplungsverbot

Eine Nichterteilung der Datennutzungseinwilligung darf der betroffenen Person keine Nachteile bringen. Es dürfen also zum Beispiel Einstellungen, Beförderungen oder Zusatzleistungen nicht von der Zustimmung zur Fotonutzung abhängig gemacht werden.

Nachweisbarkeit

Das Unternehmen muss die Nutzungseinwilligung nachweisen können. Es bietet sich deshalb an, diese unbedingt schriftlich einzuholen.

Zweckgebundenheit

Natürlich wäre es praktisch, ein bereits vorhandenes Bewerbungsfoto für Marketingzwecke zu nutzen. Dies ist aber unzulässig, so lange die abgebildete Person diesem neuen Nutzungszweck nicht ausdrücklich zustimmt. Außerdem müssen in diesem Fall die Urheberrechte des Fotografen oder der Fotografin berücksichtigt werden.

Darüber hinaus ist es auch wichtig, die angestrebte Nutzung des Fotos genau zu beschreiben. „Marketingzwecke” allein reichen hier nicht aus. Besser ist es, die genaue Art des Marketing zu beschreiben: Handelt es sich um einen gedruckten Flyer, um eine Broschüre oder um die Unternehmenshomepage? Wie lange sollen die Fotos dort verfügbar sein? Gibt es einen begleitenden Text dazu? Werden eventuelle Urheberrechte an den Fotos genannt?

Widerruf

Die Einwilligungserklärung zur Fotonutzung für Marketingzwecke kann durch ein formloses Schreiben widerrufen werden.

Allerdings ist ein jederzeitiger Einwilligungswiderruf durch die Betroffenen nicht grundsätzlich möglich. In Einzelfällen kann durch die Einwilligung ein Vertrauenstatbestand entstehen. Das ist besonders dann relevant, wenn das Unternehmen auf Basis der Einwilligungserklärung finanzielle oder organisatorische Verpflichtungen eingegangen ist.

Gruppenfotos und Einzelfotos

Die Teilnahme am Termin des Belegschaftsfotos ist nicht ausreichend, denn dies entspräche einer passiven Duldung. Das geschossene Foto muss danach nochmals freigegeben werden.

Auch spontane Fotos von Ausflügen oder Betriebsfesten müssen von den erkennbaren Personen freigegeben werden. Sollten auf den Fotos auch Personen zu sehen sein, die nicht zum Unternehmen gehören, muss auch deren Zustimmung zur Nutzung vorliegen. Bei Minderjährigen müssen die Erziehungsberechtigten zustimmen.

Kündigung

Ein Ausscheiden aus dem Unternehmen ist nicht gleichbedeutend mit dem automatischen Einwilligungswiderruf. Theoretisch können Sie Fotos also weiterhin nutzen. Bilder zur Vorstellung der Person sollten allerdings gelöscht werden. Immerhin füllt die Person die entsprechende Position ja nicht mehr. Bei dekorativen Bildern ist ein Löschen nicht unbedingt nötig. Aus dem Kontext sollte allerdings nicht geschlossen werden, dass die Person noch im Unternehmen beschäftigt wäre. Fotos von Betriebsfeiern, Schulungen oder Team-Events fallen hierunter. Allerdings müssen diese Fotos entfernt werden, wenn die Einwilligungserklärung der Person zum Beispiel mit der Kündigung widerrufen wird.

Missachtung

Bei Missachtung der Vorgaben für die Nutzung von Mitarbeiterfotos können Geldbußen und Schadensersatzansprüche drohen. Handelt es sich um die Verbreitung von unbefugten Bildaufnahmen von Personen in einem geschützten Raum (wie zum Beispiel dem Arbeitsplatz), kann sogar eine Freiheitsstrafe bis zu einem Jahr verhängt werden.

Worauf Sie achten müssen

Informationspflichten

Sie müssen Ihr Personal umfassend über die angestrebte Nutzung, die Voraussetzungen, die Freiwilligkeit und den möglichen Widerruf informieren. Machen Sie deutlich, dass die Betroffenen keine negativen Konsequenzen fürchten müssen, wenn sie der Datennutzung nicht einwilligen.

Zeitliche Abfolge

Die Nutzung der Daten darf keinesfalls vor der Einwilligungseinholung erfolgen.

Finanzielle Aspekte

Planen Sie Broschüren oder Flyer eher in kleiner Auflage und aktualisieren Sie diese gegebenenfalls, wenn bestimmte Personen ihre Zustimmung zur Fotonutzung widerrufen haben.

Falls die Urheberrechte der Fotos nicht bei Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern liegen, müssen Sie für die Nutzungsrechte eventuell zahlen.

Erforderliche Fotos

Gerade im Kundendienst kann argumentiert werden, dass die Vorstellung der Person für die Ausführung der Tätigkeit erforderlich ist. In diesem Fall sind allerdings nur notwendige Daten anzugeben. Ein Foto gehört nach allgemeiner Rechtsauffassung nicht dazu. Um dem Datenschutz gerecht zu werden, muss die abgebildete Person auch hier einwilligen.

Sensibler Umgang im Unternehmen

Wenn Angestellte dem Unternehmen Fotos zu Marketingzwecken überlassen, heißt das nicht automatisch, dass jede Person im Unternehmen Zugriff auf diese Fotos haben darf. Im Gegenteil sollten diese nur so wenigen Personen wie möglich zugänglich sein. Am besten wird hier darauf verwiesen, welche Positionen im Unternehmen Zugriff auf die Daten haben. So vermeiden Sie, dass Zugriffsrechte namentlich genannt werden müssen.

Fotos von Mitarbeitern rechtssicher nutzen dank unserer Vorlage

Unsere Vorlage vereint die oben genannten Aspekte. Sie brauchen nur noch spezifizieren, zu welchen Zwecken Sie die Fotos Ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nutzen möchten. Unser Muster vereint alles, was sie brauchen, um das Thema „Einwilligungserklärung Fotos Mitarbeiter“ rechtssicher umzusetzen.

Fazit: Einwilligungserklärung Fotos Mitarbeiter

Die Nutzung von Fotos für Marketingzwecke ist nach wie vor möglich. Sie ist allerdings an strenge Regeln gebunden, die Unternehmen unbedingt einhalten sollten. Allerdings sollte dies eigentlich selbstverständlich sein – schließlich hat auch ein Unternehmen großes Interesse daran, dass die eigenen Urheber- und Datenschutzrechte eingehalten werden. Eine Achtung der Rechte der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sollte deshalb selbstverständlich sein. Damit bei der Umsetzung keine Fehler passieren, bietet es sich an, eine Vorlage zu nutzen und diese individuell anzupassen. Hier kann unser Muster helfen. Und das Thema Einwilligungserklärung Fotos Mitarbeiter ist effizient abgehakt.