Property Release Vertrag DSGVO Freigabeerklärung Muster DEUTSCH

Diese professionelle Property-Release-Vertragsvorlage regelt die entscheidenden Fragen rund um das Fotografieren und Filmen von Grundstücken, Immobilien, Innenräumen, Tieren, Fahrzeugen, Maschinen, Kunstwerken und anderen privaten Motiven. Der modulare Aufbau schafft klare Vereinbarungen, reduziert rechtliche und wirtschaftliche Risiken und lässt sich gezielt an das jeweilige Projekt anpassen:

• Klare Freigabe von Motiv und Aufnahmeort
  Es wird eindeutig festgehalten, welche Grundstücke, Gebäude, Innenräume, Tiere, Fahrzeuge, Maschinen oder sonstigen Motive aufgenommen und genutzt werden dürfen.
• Berechtigung des Freigebenden dokumentiert
  Die Vorlage erfasst, ob die Freigabe beispielsweise durch den Eigentümer, Besitzer, Mieter, Pächter, Tierhalter, Betreiber oder einen bevollmächtigten Vertreter erfolgt.
• Aufnahmearten eindeutig festgelegt
  Foto-, Film-, Video- und Tonaufnahmen sowie besondere Aufnahmeformen können passend zum jeweiligen Projekt ausgewählt und begrenzt werden.
• Kommerzielle Nutzung konkret vereinbart
  Ob Portfolio, Website, Social Media, Werbung, Presse, Buch, Magazin, Kalender, Produktverpackung oder andere Veröffentlichungen: Die vorgesehenen Nutzungszwecke werden nachvollziehbar dokumentiert.
• Gebiet und Nutzungsdauer klar geregelt
  Die Parteien bestimmen, in welchen Ländern und für welchen Zeitraum die Aufnahmen verwendet werden dürfen – einschließlich sinnvoller Regelungen für bereits veröffentlichte Inhalte sowie Archiv-, Sicherungs- und Nachweisexemplare.
• Bearbeitung der Aufnahmen transparent festgelegt
  Zuschnitt, Retusche, Farbkorrektur, Freistellung, Montage, Kombination mit Text oder Grafiken und weitere Bearbeitungen können ausdrücklich erlaubt oder eingeschränkt werden.
• Weitergabe und Lizenzierung kontrolliert geregelt
  Die Vorlage klärt, ob Aufnahmen an Auftraggeber, Kunden, Agenturen, Verlage, Plattformen, Produktionspartner oder andere Lizenznehmer weitergegeben und von diesen genutzt werden dürfen.
• Stockverkauf und Agenturnutzung als Zusatzmodul
  Für den Vertrieb über Bild- und Filmagenturen sowie Stockplattformen können internationale Lizenzierungen, mehrstufige Lizenzketten und die Nutzung durch später noch nicht bekannte Kunden gesondert vereinbart werden.
• Rechte Dritter ausdrücklich berücksichtigt
  Der Vertrag weist darauf hin, dass Eigentum oder Hausrecht nicht automatisch Urheber-, Marken-, Design- oder Persönlichkeitsrechte einschließen. Erkennbare Kunstwerke, Logos, Personen und andere geschützte Inhalte können gezielt erfasst und behandelt werden.
• Eigene Schutzrechte separat freigeben
  Ist der Freigebende zugleich Urheber oder Inhaber von Marken-, Design- oder sonstigen Schutzrechten, können die erforderlichen Nutzungs- und Bearbeitungsrechte über ein eigenes Zusatzmodul rechtssicher konkretisiert werden.
• Moderne Spezialnutzungen gezielt hinzubuchen
  Separate Zusatzmodule erfassen unter anderem Drohnen- und Luftaufnahmen, 360°-Panoramen, virtuelle Rundgänge, 3D-Modelle, KI-bezogene Verwendungen und umfangreichere Drehvorhaben.
• Vergütung und wirtschaftliche Verwertung nachvollziehbar vereinbart
  Ob unentgeltliche Freigabe, einmalige Vergütung, sonstige Gegenleistung oder besondere Beteiligung: Die wirtschaftlichen Grundlagen werden klar dokumentiert.
• Persönliche, vertrauliche und sicherheitsrelevante Inhalte geschützt
  Kennzeichen, Namensschilder, private Dokumente, Zugangsdaten und vergleichbare Informationen können ausdrücklich von der Veröffentlichung ausgeschlossen oder zur Unkenntlichmachung vorgesehen werden.
• Haftung und Verantwortlichkeiten verständlich abgegrenzt
  Die Vorlage regelt die Verantwortung für Angaben zur Berechtigung, die Einhaltung vereinbarter Nutzungsgrenzen und mögliche Schäden am Motiv oder Aufnahmeort – ohne eine unangemessene pauschale Risikoabwälzung.
• Datenschutz und Freigabenachweis mitgedacht
  Die Verarbeitung der Vertragsdaten und die Vorlage des Property Release gegenüber Auftraggebern, Agenturen, Plattformen oder Lizenznehmern werden berücksichtigt; eine gesonderte Datenschutzinformation kann eingebunden werden.

Nach dem Download wählst du die für dein Projekt benötigten Vertragsbestandteile aus, druckst sie aus und füllst die vorgesehenen Felder und Auswahlmöglichkeiten aus. Die Vorlage ist nicht digital ausfüllbar. Folgende Angaben und Entscheidungen sind noch erforderlich:

• Vertragspartner vollständig eintragen
  Erfasse den Freigebenden – beispielsweise Eigentümer, Besitzer, Tierhalter oder Betreiber – und den Freigabenehmer, also etwa den Fotografen, Filmer oder das beauftragende Unternehmen.
• Motiv und Aufnahmeort eindeutig bezeichnen
  Beschreibe möglichst konkret, welches Grundstück, Gebäude, Tier, Fahrzeug, Kunstwerk, Unternehmen oder sonstige Motiv freigegeben wird. Bei Bedarf können Anschrift, Projektbezeichnung und ein Referenzfoto ergänzt werden.
• Berechtigung des Freigebenden angeben
  Halte fest, in welcher Eigenschaft die Person unterschreibt – zum Beispiel als Eigentümer, Mieter, Pächter, Tierhalter, Betreiber oder bevollmächtigter Vertreter. Bestehende Einschränkungen sollten ebenfalls eingetragen werden.
• Gewünschte Aufnahmearten auswählen
  Kreuze an, ob Foto-, Film-, Video- oder Tonaufnahmen gestattet werden. Besondere Aufnahmeformen werden über die passenden Zusatzmodule geregelt.
• Vorgesehene Nutzungen festlegen
  Wähle nur die Nutzungsarten aus, die für das konkrete Projekt benötigt werden – etwa Portfolio, Website, Social Media, Werbung, Presse, Buch, Magazin, Kalender oder andere kommerzielle Veröffentlichungen.
• Gebiet und Nutzungsdauer bestimmen
  Lege fest, ob die Freigabe beispielsweise nur für Deutschland, für bestimmte Gebiete oder weltweit sowie befristet oder zeitlich unbeschränkt gelten soll.
• Bearbeitung und Weitergabe abstimmen
  Bestimme, welche Bearbeitungen erlaubt sind und ob die Aufnahmen an Auftraggeber, Kunden, Agenturen, Verlage, Plattformen oder andere beteiligte Dienstleister weitergegeben werden dürfen.
• Benötigte Zusatzmodule auswählen
  Ergänze den Kernvertrag nur um die Module, die tatsächlich erforderlich sind – beispielsweise für Stockagenturen, Drohnenaufnahmen, 360°- oder 3D-Darstellungen, KI-Nutzungen, eigene Urheber-, Marken- oder Designrechte oder eine weitergehende Drehgenehmigung.
• Zusatzmodule eindeutig einbeziehen
  Die verwendeten Module müssen im Kernvertrag angekreuzt und dem Freigebenden vor der Unterzeichnung vollständig vorgelegt werden. Nicht ausgewählte Module werden nicht automatisch Bestandteil der Vereinbarung.
• Vergütung oder Gegenleistung eintragen
  Halte fest, ob die Freigabe unentgeltlich, gegen eine einmalige Vergütung oder gegen eine andere vereinbarte Gegenleistung erfolgt.
• Besondere Einschränkungen ergänzen
  Trage ein, wenn bestimmte Nutzungen, Zusammenhänge, Bezeichnungen, Bearbeitungen oder Veröffentlichungen ausgeschlossen sind oder eine zusätzliche Freigabe benötigen.
• Rechte Dritter gesondert prüfen
  Kontrolliere vor der Nutzung, ob auf den Aufnahmen Personen, Kunstwerke, Marken, Logos, Designs oder andere geschützte Inhalte erkennbar sind. Ein Property Release ersetzt nicht automatisch erforderliche Model Releases oder Freigaben anderer Rechteinhaber.
• Anlagen und Datenschutzinformationen beifügen
  Ergänze bei Bedarf Referenzfotos, Lagepläne, Vollmachten, Zustimmungen weiterer Berechtigter oder gesonderte Rechtefreigaben. Erforderliche Datenschutzinformationen müssen separat bereitgestellt werden.
• Vertrag prüfen und unterschreiben lassen
  Kontrolliere sämtliche Angaben und Auswahlfelder und lasse den vollständigen Kernvertrag einschließlich der ausgewählten Module möglichst vor Beginn der vorgesehenen Nutzung von den erforderlichen Vertragsparteien unterschreiben.