Fotografen Briefing Vorlage – 6 Tipps für Fotoshootings & Aufträge

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Warum schreibt ein Fotograf über Briefing für Fotografen? In der professionellen Fotografie ist der beste Weg für einen erfolgreichen Foto-Auftrag ein erfolgreiches und unmissverständliches Briefing.

Wir als Fotografen haben selber viele kurze Dokumente gesehen (und auch genutzt) und aufgrund unserer Erfahrung unsere Tipps und Ratschläge in unsere Vorlage Briefing für Fotografen einfließen lassen. Die besten Briefings der Vergangenheit (und deren schlechten Resultate) haben es uns ermöglicht, genau zu verstehen, was ein Kunde im Sinn hat. Und uns gezeigt, was wir in das Projekt einbringen können. Sowohl in Bezug auf kreative Ideen, technische Ausstattung, Arbeitsabläufe und Foto-Ergebnisse.

Um sicherzustellen, dass das nächste Fotoshooting ein Erfolg wir, hängt es davon ab, ein sehr gutes Briefing zu schreiben. Das Aufschreiben von Anforderungen und das Vereinbaren mit einem Fotografen vor dem Auftrag minimiert Probleme und stellt sicher, dass Fotografen und Unternehmen das beste Preis-Leistungs-Verhältnis erhalten. Die besten Kreativbriefings helfen dem Fotografen, die Ziele für die erstellten Bilder zu verstehen. Es wird gezeigt, wie die Fotos verwendet werden sollen. Die Grundlagen werden klar dargelegt.

Premium Vorlage Fotografen Briefing für Fotoshootings B2B

Fotograf Briefing Vorlage Fotoshooting

1. Fotografen Briefing : Klare Ziele des Projekts definieren.

Schreiben Sie genau die Ziele des Fotoshootings auf. Zum Beispiel, was die Betrachter fühlen soll, wenn es um die Fotos und die Beziehung zum Unternehmen geht. Sollen Kunden inspiriert werden – eine Call-to-Action-Werbung? Ein Werbeimage, das die Markenbekanntheit erhöht? Eine Feel-Good-Interne-Story für Kollegen? Eine grundsätzliche Darstellung des Unternehmens? Oder auf eine bestimmte Art und Weise? Produktfotografie, die einen neuen und aufregenden Artikel zum Verkauf hervorhebt?
Veranstaltungsfotos, die die gelaufene Veranstaltung für Teilnehmer und Außenstehende als tollen Event darstellt? Oder Fotos, die die nächsten Veranstaltungen bewerben sollen?
Am Anfang ist es immer gut, frühere Fotobeispiele von dem, was in der Vergangenheit funktioniert hat, oder Bilder von Wettbewerbern, die Ihnen gefallen zu sammeln. Sowie schlechte Beispiele und was Sie nicht wollen!

Für den Fotografen ist auch wichtig, für welche Zwecke die Fotos eingesetzt werden müssen? Nur Online oder auch Print? Auch in der Presse? Mit der Erfahrung des Fotografen lassen sich auch vom selben Motiv oft schnell für unterschiedliche Zwecke Fotos kreieren.

Es mag für Unternehmen vieles offensichtlich sein, aber oft eben nicht für den Fotografen. Je konkreter das Ziel formuliert ist, desto besser kann der Fotograf unterstützend wirken und Vorschläge zur Technik, Kreativität und Abläufen liefern. Die besten Fotografen werden erfahren sein und viele ähnliche Aufnahmen gemacht haben, können aber nicht in Ihren Kopf schauen, – nutzen sie diese Erfahrung, erarbeiten Sie sich dieses Wissen, es ist alles Teil ihres Honorars, –aber wenn Sie nicht fragen, bekommen Sie oft nichts. Also fragen Sie!

2. Personen / Testimonials / Teilnehmer / Mitarbeiter / Models

Menschen auf Fotos helfen auf vielfache Weise, einem Foto deutlich mehr Wirkung zu erzielen. Und als Unternehmen kann man mit Fotos, auf denen Menschen zu sehen sind, mehr Erfolg haben. Z. B. das zu verkaufende Produkt wird genutzt oder eine Dienstleistung wird erklärt. Menschen kaufen von Menschen, Menschen vermitteln Gefühle, geben Inspiration und Orientierung und fördern die Vorstellungskraft. Mitarbeiterfotos geben einem Unternehmen ein Gesicht.
Sobald Personen Teil des Motivs sind, müssen Sie Einzelpersonen dazu bringen, einen Model-Release zu unterzeichnen. Ein Model-Release ist eine schriftliche und unterschriebene Vereinbarung zwischen dem Verwerter der Fotos und der Person, die fotografiert wurde. Der Zweck ist, dass diese Person rechtssicher ihr Einverständnis erklärt, dass diese Fotos für die angegebenen Zwecke genutzt werden kann.

Professionelle Models und Schauspieler werden normalerweise damit vertraut sein, Mitglieder der breiten Öffentlichkeit oder Mitarbeiter des eigenen Unternehmens weniger. Viele Unternehmen und Auftraggeber unterschätzen diese Aufgabe, was oftmals zu deutlichen Missverständnissen im Vorfeld, während der Produktion, bei der Verwendung der Fotos führt oder zu Spannungen im Arbeitsverhältnis führt.
Kommunizieren Sie den Foto-Termin und die zu erstellenden Motive frühzeitig,
der Fotograf kümmert sich nicht selbstredend um das Model oder Styling und “bringt” jemanden mit. Ggf kann der Fotograf sich um die Beauftragung kümmern, dies ist aber zu vereinbaren.
Vollständige und rechtzeitige Informationen rund um den Termin wie Dresscode, Catering oder Styling erlauben bessere Foto-Ergebnisse.
Saubere Arbeitskleidung oder allgemeiner Dresscode sind Aufgabe des Auftraggebers
ebenso die Einhaltung des Arbeitsschutzes oder anderer gesetzlicher oder betrieblicher Vorgaben.

3. Details zum Fotoshooting – Briefing mit Zeit, Datum und Ort

Stellen Sie absolut sicher, dass die Grundlagen des Fotoauftrags vorhanden und kristallklar sind.
Geben Sie die mobilen Telefonnummern aller Beteiligten an, falls es zu unvorhergesehenen Verzögerungen und Planänderungen in letzter Minute kommen sollte. Wenn Sie für alle oder einen Teil des Fotoshootings im Freien sind, machen Sie realistische Pläne für schlechte Wetterbedingungen. Gibt es einen alternativen Standort bei nassem Wetter im Innenbereich? Verinnerlichen Sie auch, dass Verzögerungen beim Shooting sowohl logistische als auch finanzielle Konsequenzen haben können – wenn der CEO zum Beispiel eine Stunde zu spät zu seinem oder ihrem Porträt kommt, wird das fast immer das Honorar des Fotografen erhöhen.
Und überprüfen Sie mit dem Fotografen ihren Zeitplan.

Denken Sie über den Standort nach und klären Sie die Lichtverhältnisse zusammen mit dem Fotografen – gibt es natürliches Licht aus den Fenstern? Wann steht wie und wo die Sonne? Wenden Sie sich auch an den Fotografen und fragen Sie nach der Größe der Ausrüstung – insbesondere, wenn er ein mobiles Studio mitbringt – ist Platz vorhanden? Wenn es sich um eine Porträtserie handelt, fragen Sie den Fotografen nach einer Schätzung des Zeitaufwands pro Person und erstellen Sie einen Zeitplan. Die meisten Menschen sind nicht ganz glücklich, wenn sie fotografiert werden, und das wird noch verstärkt, wenn alle ihre Kollegen da sind, winken und Gesichter hinter dem Fotografen und der Kamera ziehen.
Eine weitere Sache, die Sie arrangieren müssen, ist die Bereitstellung von Parkplätzen für Gäste und den Fotografen und geben Sie immer die Kontaktdaten des Veranstaltungsortes an – es ist immer höflich und klug, das Personal an der Rezeption darüber zu informieren, was passiert.
Gibt es Gesundheits- und Sicherheitsprobleme, die geklärt werden müssen? Benötigen Besucher Zugangskarten, Passierscheine oder eine Genehmigung für andere Personen, um zum Fotostandort zu gelangen? Bei größeren Aufträgen ist es oft eine gute Idee, mit dem Fotografen zu sprechen, um einen Besuch vor Ort vorzuschlagen, wenn das Budget dies zulässt. Es verschafft dem kreativen Fotografen wertvolle Bedenkzeit, sodass er am Tag des Shootings mit kreativen und tollen Ideen startklar ist.

4. Definieren Sie die Bildnutzung / Nutzungsrechte

Je nach Auftrag und Wunsch des Unternehmens benötigen Unternehmen an einem Foto nur für eine bestimmte Verwendung über einen bestimmten Zeitraum oder wollen alle Rechte – dies ist mit dem Fotografen zu besprechen. Professionelle Fotografen berechnen für mehr Rechte auch einen höheren Preis.

Zu den Besonderheiten der Nutzungsrechte können gehören:

  • Inhatlich beschränkt – in welchen Medien dürfen die Fotos verwenden werden?
  • Exklusivitätsrechte – d.h. wenn Sie nicht möchten, dass der Fotograf die Bilder anderweitig verkauft / verwendet / nutzt
  • Zeitlich beschränkt – der Zeitraum, für den Sie das Bild verwenden können.
  • Räumlich beschränkt – der Ort und die Region, in der Sie das Foto verwenden können.

Für den Fotografen ist es immer interessant, wenn dieser mit einem tollen Auftrag werben darf und diesen in seiner Referenzliste bzw. Portfolio nutzen darf.
Ausgewählte Bilder, ggf. mit (oder nur) Unternehmenslogo ist eine anerkennende Geste. Hier kann ebenfalls im Vorfeld im Briefing kommuniziert werden, ebenso ob während des Auftrags Aufnahmematerial für Social Media und Verlinkungen von Projektbeteiligten erstellt werden darf.

5. Vereinbaren Sie einen Abgabetermin für die endgültigen Bilddateien

Nennen Sie alle Drucktermine oder andere Fristen, auf die Sie hinarbeiten oder die beim Fotoauftrag wichtig werden könnten. Wie die Dateien geliefert werden sollen, ist ein weiterer Punkt, der der Liste hinzugefügt werden soll, zum Beispiel online über Dropbox / WeTransfer. Und prüfen Sie vorher, ob das von Ihnen gewählte System die Firewall des Büros passieren kann. Nichts ist schlimmer, als kurz vor einer Deadline auf Probleme zu stoßen und herauszufinden, dass der Fotograf mit einem anderen Auftrag unterwegs ist und erst viel später eine alternative Methode (mit erneutem Upload) anwenden kann.
Manchmal ist es auch hilfreich, eine ungefähre Schätzung der Anzahl der fertigen Dateien vorzuschlagen, die Sie erwarten. Seien Sie realistisch, ein schnelles PR-Shooting eines Banddurchschnitts oder die Übergabe eines großen Schecks wird nur zu einem halben Dutzend Fotos führen.

Geben Sie das gewünschte Dateiformat an. Meistens wird es JPG sein – der Industriestandard. Aber es kann Ihnen Zeit sparen, Dateigrößen anzugeben – zum Beispiel, indem Sie darum bitten, sowohl in hoher Auflösung für traditionelle Medien und Druck als auch als Stapelkopie in einer Webauflösung zu liefern. Die meisten Fotografen können dies sehr einfach tun, und dann haben Sie Dateien, die Sie sofort in den sozialen Medien veröffentlichen können. Denken Sie auch an die endgültige Verwendung der Bilder.
Eine letzte Überlegung in Bezug auf die Formatierung ist, dass Sie, wenn der Auftrag für Produkte oder vielleicht High-End-Werbung gilt – alles, was eine professionelle Retusche erfordert – möglicherweise entweder TIFF- oder RAW-Dateiformate aushandeln müssen.

6. Beschreiben Sie den Zahlungsvorgang

Geben Sie an, wann und wohin der Fotograf seine Rechnung schicken muss. Oftmals werden auch Kostenstellen oder andere Details genannt werden müssen, um einen reibungslosen Zahlungsverkehr zu gewährleisten. Geben Sie auch alle Bestellungen oder andere Informationen an, die in den Papierkram aufgenommen werden müssen – das erspart viele Nachrichten, die nach dem Shooting hin und her gehen. Es wird definitiv Fans in der Finanzabteilung gewinnen und natürlich wird ein Fotograf, der pünktlich bezahlt wird, super darauf aus sein, wieder zu helfen.

Letzte Worte … Die Zuweisung eines Budgets für eine Marketingkampagne wird immer schwierig und stressig sein, und es ist unerlässlich, sicherzustellen, dass Sie das Beste aus dem Fotoelement herausholen. Das Schreiben eines Briefings für den Fotografen wird Ihnen helfen, den Erfolg zu maximieren, Stress, doppelte Arbeit und nachträgliche Abstimmungen zu vermeiden. Und hoffentlich geben Ihnen die oben genannten Tipps einen guten Ausgangspunkt.

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