Fotografen Briefing Vorlage – 6 Tipps für Fotoshootings & Aufträge

Warum ein Fotograf über Briefings schreibt – und warum das für Ihr Projekt entscheidend ist

In der professionellen Fotografie ist ein klares, gut strukturiertes Briefing der Schlüssel für erfolgreiche Fotoaufträge. Ohne eine präzise Abstimmung im Vorfeld entstehen schnell Missverständnisse – und damit unzufriedene Ergebnisse.

Aus unserer langjährigen Erfahrung wissen wir: Die besten Projekte beginnen mit den besten Briefings. Deshalb haben wir eine eigene Briefing-Vorlage für Fotografen entwickelt – basierend auf realen Projekten, gelungenen Umsetzungen, aber auch aus den Learnings weniger erfolgreicher Aufträge.

Diese Praxis hat uns gezeigt, wie wichtig es ist, die Erwartungen und Ziele des Kunden wirklich zu verstehen – und welche kreativen und technischen Möglichkeiten wir als Fotografen einbringen können.

Ein durchdachtes Briefing hilft nicht nur, Ideen zu klären, sondern spart auch Zeit, Geld und unnötige Korrekturschleifen. Es sorgt dafür, dass beide Seiten – Auftraggeber und Fotograf – mit einem klaren Ziel und realistischen Erwartungen in die Produktion starten.

Ob Location, Bildstil, Einsatzbereich oder Equipment: Gute Briefings machen aus einer reinen Bildproduktion ein maßgeschneidertes Ergebnis mit maximalem Mehrwert. Denn: Wer klare Anforderungen schriftlich fixiert, erhält bessere Bilder – und das beste Preis-Leistungs-Verhältnis.

1. Fotografen-Briefing: Klare Projektziele definieren

Formulieren Sie präzise, was mit dem Fotoshooting erreicht werden soll. Möchten Sie Emotionen wecken, ein Produkt vermarkten, die Markenbekanntheit steigern oder intern ein „Wir-Gefühl“ fördern? Geht es um inspirierende Werbemotive, Veranstaltungsrückblicke oder Imagefotos für die Unternehmensdarstellung?

Zeigen Sie Ihrem Fotografen Beispiele: Was hat in der Vergangenheit funktioniert? Was gefällt Ihnen bei Wettbewerbern? Ebenso hilfreich sind Negativbeispiele – was möchten Sie auf keinen Fall?

Klären Sie auch die Nutzung: Online, Print, Presse? Je klarer Ihre Zielsetzung, desto besser kann der Fotograf Vorschläge zur Umsetzung, Technik und zum kreativen Stil beisteuern. Profis bringen viel Erfahrung mit – nutzen Sie dieses Wissen aktiv und stellen Sie Fragen.

2. Beteiligte Personen: Mitarbeiter, Testimonials & Models

Menschen auf Bildern erzeugen Nähe, Vertrauen und Emotionen. Egal ob Mitarbeiter, Kunden oder Models: Klären Sie frühzeitig, wer fotografiert wird und holen Sie gegebenenfalls Einverständniserklärungen (Model Releases) ein – insbesondere bei internen Personen ohne Medienerfahrung.

Informieren Sie die Teilnehmenden rechtzeitig über Termin, Motive, Dresscode oder Styling. Der Fotograf bringt nicht automatisch Modelle oder Stylisten mit – das muss vereinbart werden. Achten Sie zudem auf Arbeits- und Datenschutzvorgaben sowie auf rechtzeitige Kommunikation – das vermeidet Missverständnisse und sorgt für entspannte Aufnahmen.

3. Organisation: Zeit, Ort & Ablauf des Fotoshootings

Legen Sie Zeit, Ort und Dauer des Shootings eindeutig fest – inklusive Ansprechpartner und Mobilnummern. Planen Sie Ausweichoptionen bei Outdoor-Shootings (Schlechtwetter!). Verzögerungen, z. B. durch verspätete Führungskräfte, wirken sich direkt auf Budget und Ablauf aus.

Besprechen Sie Lichtverhältnisse, vorhandene Räumlichkeiten und technische Voraussetzungen mit dem Fotografen. Bringt er ein mobiles Studio mit, ist genug Platz vorhanden? Benötigt er Vorab-Zugang zur Location?

Erstellen Sie für Porträtserien einen realistischen Zeitplan pro Person. Denken Sie an Parkplätze, Zugangsrechte und informieren Sie das Empfangspersonal. Bei größeren Produktionen empfiehlt sich eine Vorabbegehung mit dem Fotografen – für maximale Kreativität und Planungssicherheit.

4. Bildrechte & Nutzung festlegen

Welche Nutzungsrechte benötigen Sie? Nur Web oder auch Print, PR und Werbung? Je umfassender Ihre Nutzungswünsche (z. B. exklusiv, international, zeitlich unbegrenzt), desto höher fällt in der Regel das Honorar aus.

Typische Nutzungsrechte:

• Mediennutzung (Print, Web, Social Media)
• Exklusivität (keine Weitergabe durch Fotograf)
• Zeitliche Begrenzung (z. B. 1 Jahr)
• Regionale Begrenzung (z. B. nur DACH-Raum)

Besprechen Sie, ob der Fotograf Bilder für sein Portfolio oder Social Media verwenden darf – ggf. mit Logo oder Credit. Legen Sie fest, ob „Behind-the-Scenes“-Material entstehen darf.

5. Bildlieferung & Dateiformate vereinbaren

Teilen Sie Deadlines und Lieferformate frühzeitig mit – ob für Druck, PR oder Website. Klären Sie, ob Sie die Bilder per Dropbox, WeTransfer o. Ä. erhalten oder ob z. B. eine externe Festplatte übergeben werden soll.

Geben Sie das gewünschte Format (JPG, TIFF, RAW) und die Auflösung an – etwa druckfähig in hoher Auflösung und zusätzlich weboptimiert für Social Media. Überlegen Sie, wie viele finale Bilder Sie erwarten und kommunizieren Sie dies im Vorfeld – das erspart Rückfragen.

6. Zahlungsmodalitäten definieren

Geben Sie an, wohin die Rechnung geschickt werden soll und welche formalen Anforderungen (z. B. Kostenstellen) gelten. Stimmen Sie den Zahlungsmodus (z. B. per Überweisung, Vorkasse, Skonto bei Komplettzahlung) ab.

Je klarer diese Angaben im Vorfeld sind, desto reibungsloser ist die Abwicklung. Ein pünktlich bezahlter Fotograf wird gern mit Ihnen wieder zusammenarbeiten – und Ihre Finance-Abteilung wird es ebenfalls danken.

Letzte Worte … Die Zuweisung eines Budgets für eine Marketingkampagne wird immer schwierig und stressig sein, und es ist unerlässlich, sicherzustellen, dass Sie das Beste aus dem Fotoelement herausholen. Das Schreiben eines Briefings für den Fotografen wird Ihnen helfen, den Erfolg zu maximieren, Stress, doppelte Arbeit und nachträgliche Abstimmungen zu vermeiden. Und hoffentlich geben Ihnen die oben genannten Tipps einen guten Ausgangspunkt.